做跨境生意的都懂，財務核銷、客戶對賬全靠國際快遞的簽收憑證 —— 這東西拿不到，貨款回籠慢不說，還可能影響后續合作。前段時間，我們就幫廣州一家跨境服裝電商解決了急事兒，他們因為拿不到 30 多票國際快遞的簽收憑證，財務結賬都快停擺了，最后 3 天就搞定了所有憑證。

案例背景

客戶是廣州的跨境服裝電商，主要做歐美市場，平時通過貨代發 DHL 和 UPS 國際快遞。上個月月底財務要結賬，需要這一季度 32 票貨物的簽收憑證來對賬核銷，結果找貨代要的時候，對方說 “系統同步延遲”，只給了 10 票，剩下的 22 票一直拖著不給。

客戶自己試著去 DHL 和 UPS 官網查，輸入運單號后要么找不到簽收記錄，要么就是沒看到下載入口，折騰了兩天一點進展都沒有。更急人的是，離財務結賬截止日只剩 5 天了，要是再拿不到憑證，不僅這季度的賬目沒法結清，還得跟幾個歐美客戶扯皮貨款，客戶當時都快愁壞了，通過朋友介紹找到我們深圳英誠物流求助。

解決方案

我們接手后，先幫客戶理清了關鍵問題：一是不知道不同快遞公司的憑證獲取入口，二是不清楚哪些信息是必須填的，三是擔心拿到的憑證不符合財務要求。于是一步步幫著推進，沒讓客戶多跑一趟：

首先，先統計所有未獲取憑證的運單信息，把 DHL 和 UPS 的運單分開歸類，確認每票的發件人手機號、收件人信息 —— 這些都是查詢的關鍵，客戶之前就是漏填了收件人手機號，所以官網查不到。然后針對 DHL 的 15 票運單，我們直接遠程指導客戶登錄 DHL 官網，在 “物流追蹤” 入口輸入運單號 + 發件人手機號，進入詳情頁后，在 “已簽收” 狀態下面找到 “電子簽收單下載” 按鈕，一鍵導出 PDF，這些憑證都帶 DHL 的電子簽章，財務那邊直接能用。

對于剩下 7 票 UPS 的運單，客戶自己的賬號權限不夠，沒法批量導出，我們就建議用 UPS 官方 APP，綁定客戶的發件人信息后，批量導入運單號，一次性下載了所有簽收憑證，還幫客戶轉發到了財務郵箱，方便整理。期間有 2 票憑證顯示 “簽收人信息不完整”，我們又聯系 UPS 客服，補充了發件人身份證明，讓客服補全了簽收時間和地址，確保憑證有效。

客戶還擔心萬一后續需要紙質憑證怎么辦，我們跟他說，要是財務審計需要紙質版，直接打快遞官方客服，提供運單號和發件人信息，申請補寄就行，工本費也就 10-30 元 / 份，3-7 天能到，緊急的話還能去本地網點現場打印，立等可取。最后，我們還幫客戶核對了所有憑證的要素，確保每一份都有運單號、簽收人、簽收時間和快遞公司簽章，避免財務退回。

案例總結

這事兒其實不算復雜，客戶之所以卡殼，就是沒摸透不同快遞公司的操作邏輯，再加上貨代不給力。這里也給做跨境生意的朋友提 3 個實用建議：

第一，獲取簽收憑證優先選線上自助，真的又快又省事！DHL、UPS 這些主流快遞，官網、APP 都能查，只要填對運單號和發件人 / 收件人信息，派送成功后 1-2 小時就能查到，最晚不超過 24 小時，導出的電子憑證和紙質的有同等法律效力，財務核銷完全沒問題。

第二，一定要注意憑證的 “有效性”！不管是電子還是紙質的，運單號、簽收人、簽收時間、快遞公司簽章這幾個要素缺一不可，少一個財務都可能不認，拿到后先核對清楚，有問題及時找客服補全。

第三，企業用戶可以批量導出更高效！如果像這家客戶一樣，一次有幾十票運單，用快遞公司 APP 或貨代系統的批量導入功能，能省不少時間，不用一票一票查。另外，紙質憑證申請要在派送后 30 天內，過了時限可能就查不到了，這點別耽誤。

其實國際快遞簽收憑證的獲取沒那么麻煩，找對方法、抓準關鍵信息就行。如果你們也遇到憑證拿不到、不知道怎么操作的情況，或者有其他物流相關的問題，都可以找我們深圳英誠物流的專業顧問聊聊，幫你少走彎路、提高效率。