做跨境生意的都懂，財(cái)務(wù)核銷、客戶對(duì)賬全靠國(guó)際快遞的簽收憑證 —— 這東西拿不到，貨款回籠慢不說，還可能影響后續(xù)合作。前段時(shí)間，我們就幫廣州一家跨境服裝電商解決了急事兒，他們因?yàn)槟貌坏?30 多票國(guó)際快遞的簽收憑證，財(cái)務(wù)結(jié)賬都快停擺了，最后 3 天就搞定了所有憑證。

案例背景

客戶是廣州的跨境服裝電商，主要做歐美市場(chǎng)，平時(shí)通過貨代發(fā) DHL 和 UPS 國(guó)際快遞。上個(gè)月月底財(cái)務(wù)要結(jié)賬，需要這一季度 32 票貨物的簽收憑證來對(duì)賬核銷，結(jié)果找貨代要的時(shí)候，對(duì)方說 “系統(tǒng)同步延遲”，只給了 10 票，剩下的 22 票一直拖著不給。

客戶自己試著去 DHL 和 UPS 官網(wǎng)查，輸入運(yùn)單號(hào)后要么找不到簽收記錄，要么就是沒看到下載入口，折騰了兩天一點(diǎn)進(jìn)展都沒有。更急人的是，離財(cái)務(wù)結(jié)賬截止日只剩 5 天了，要是再拿不到憑證，不僅這季度的賬目沒法結(jié)清，還得跟幾個(gè)歐美客戶扯皮貨款，客戶當(dāng)時(shí)都快愁壞了，通過朋友介紹找到我們深圳英誠(chéng)物流求助。

解決方案

我們接手后，先幫客戶理清了關(guān)鍵問題：一是不知道不同快遞公司的憑證獲取入口，二是不清楚哪些信息是必須填的，三是擔(dān)心拿到的憑證不符合財(cái)務(wù)要求。于是一步步幫著推進(jìn)，沒讓客戶多跑一趟：

首先，先統(tǒng)計(jì)所有未獲取憑證的運(yùn)單信息，把 DHL 和 UPS 的運(yùn)單分開歸類，確認(rèn)每票的發(fā)件人手機(jī)號(hào)、收件人信息 —— 這些都是查詢的關(guān)鍵，客戶之前就是漏填了收件人手機(jī)號(hào)，所以官網(wǎng)查不到。然后針對(duì) DHL 的 15 票運(yùn)單，我們直接遠(yuǎn)程指導(dǎo)客戶登錄 DHL 官網(wǎng)，在 “物流追蹤” 入口輸入運(yùn)單號(hào) + 發(fā)件人手機(jī)號(hào)，進(jìn)入詳情頁后，在 “已簽收” 狀態(tài)下面找到 “電子簽收單下載” 按鈕，一鍵導(dǎo)出 PDF，這些憑證都帶 DHL 的電子簽章，財(cái)務(wù)那邊直接能用。

對(duì)于剩下 7 票 UPS 的運(yùn)單，客戶自己的賬號(hào)權(quán)限不夠，沒法批量導(dǎo)出，我們就建議用 UPS 官方 APP，綁定客戶的發(fā)件人信息后，批量導(dǎo)入運(yùn)單號(hào)，一次性下載了所有簽收憑證，還幫客戶轉(zhuǎn)發(fā)到了財(cái)務(wù)郵箱，方便整理。期間有 2 票憑證顯示 “簽收人信息不完整”，我們又聯(lián)系 UPS 客服，補(bǔ)充了發(fā)件人身份證明，讓客服補(bǔ)全了簽收時(shí)間和地址，確保憑證有效。

客戶還擔(dān)心萬一后續(xù)需要紙質(zhì)憑證怎么辦，我們跟他說，要是財(cái)務(wù)審計(jì)需要紙質(zhì)版，直接打快遞官方客服，提供運(yùn)單號(hào)和發(fā)件人信息，申請(qǐng)補(bǔ)寄就行，工本費(fèi)也就 10-30 元 / 份，3-7 天能到，緊急的話還能去本地網(wǎng)點(diǎn)現(xiàn)場(chǎng)打印，立等可取。最后，我們還幫客戶核對(duì)了所有憑證的要素，確保每一份都有運(yùn)單號(hào)、簽收人、簽收時(shí)間和快遞公司簽章，避免財(cái)務(wù)退回。

案例總結(jié)

這事兒其實(shí)不算復(fù)雜，客戶之所以卡殼，就是沒摸透不同快遞公司的操作邏輯，再加上貨代不給力。這里也給做跨境生意的朋友提 3 個(gè)實(shí)用建議：

第一，獲取簽收憑證優(yōu)先選線上自助，真的又快又省事！DHL、UPS 這些主流快遞，官網(wǎng)、APP 都能查，只要填對(duì)運(yùn)單號(hào)和發(fā)件人 / 收件人信息，派送成功后 1-2 小時(shí)就能查到，最晚不超過 24 小時(shí)，導(dǎo)出的電子憑證和紙質(zhì)的有同等法律效力，財(cái)務(wù)核銷完全沒問題。

第二，一定要注意憑證的 “有效性”！不管是電子還是紙質(zhì)的，運(yùn)單號(hào)、簽收人、簽收時(shí)間、快遞公司簽章這幾個(gè)要素缺一不可，少一個(gè)財(cái)務(wù)都可能不認(rèn)，拿到后先核對(duì)清楚，有問題及時(shí)找客服補(bǔ)全。

第三，企業(yè)用戶可以批量導(dǎo)出更高效！如果像這家客戶一樣，一次有幾十票運(yùn)單，用快遞公司 APP 或貨代系統(tǒng)的批量導(dǎo)入功能，能省不少時(shí)間，不用一票一票查。另外，紙質(zhì)憑證申請(qǐng)要在派送后 30 天內(nèi)，過了時(shí)限可能就查不到了，這點(diǎn)別耽誤。

其實(shí)國(guó)際快遞簽收憑證的獲取沒那么麻煩，找對(duì)方法、抓準(zhǔn)關(guān)鍵信息就行。如果你們也遇到憑證拿不到、不知道怎么操作的情況，或者有其他物流相關(guān)的問題，都可以找我們深圳英誠(chéng)物流的專業(yè)顧問聊聊，幫你少走彎路、提高效率。