做外貿、搞跨境的朋友，第一次碰國際海運訂艙是不是越看越懵？要準備的資料一堆，流程步驟繞來繞去，整柜和拼箱還不是一個玩法，稍不留意漏了個文件、錯過了時間點，就可能被甩柜、改船，損失真不小。接下來，深圳英誠物流將為您詳細解答，希望對您有所幫助。

先搞懂：訂艙必帶資料，少一樣都可能卡殼！

訂艙這事兒，資料是基礎，沒備齊根本沒法推進。咱們按優先級排，先把核心的準備好：

核心基礎資料是所有訂艙都離不開的 “標配”。首先得有訂艙委托書（也就是常說的托書），這可是 “通行證”，上面發貨人、收貨人、通知人的公司名、地址、電話這些信息，一個字都不能錯；起運港、目的港、要走的柜型（整柜是 20GP/40GP 這些，拼箱就報方數和重量）、貨物品名（中英文都得有）、HS 編碼、包裝方式、毛重凈重、預計裝貨時間、貿易條款（FOB/CIF 這些），還有要不要電放、有沒有敏感貨、需不需要保險，都得寫清楚。

另外，商業發票、裝箱單也得準備好，有些貨代或船公司訂艙時就要預審；出口方得有進出口權和 10 位海關注冊號，進口方那邊，像美國要 IRS 號、歐盟要 EORI 號，訂艙時能提供最好，清關前補齊也可以。

特殊貨物別大意！這些補充資料不能少

如果你的貨是敏感貨、危險品或者大件貨，那可不能按普通貨來準備，得額外加 “證明”：

帶電的貨（比如帶電池的電子產品）要提供 UN38.3 報告和 MSDS；帶磁的得有消磁證明；液體、粉末類要 MSDS 和運輸鑒定報告；食品得有生產許可證和衛生證；化妝品要備案號和 MSDS。

要是危險品，危包證、MSDS、危險品申報單（DGD）是必備的，有些船公司還要求貼 IMO 標簽；大件或超限貨，得給尺寸圖（長 × 寬 × 高）、重量、吊裝方案，部分港口或船公司還需要提前審批超限申請；還有些貨需要配額、商檢、瀕危物種證這些，得按 HS 編碼和目的國的要求來準備。

訂艙后補料：這倆資料千萬別逾期

訂艙不是交了基礎資料就完了，后續還有關鍵補料，逾期可是要出問題的：

一個是提單補料（SI），截單前必須提交最終確認的信息，包括發貨人、收貨人、貨物描述、柜號封條號、嘜頭這些，一旦確認再改單，大概率要收費，所以第一次給的時候就盡量核對清楚。

另一個是 VGM（集裝箱重量驗證），整柜貨必填！裝柜后 24 小時內必須提交，是貨重 + 柜重 + 包裝重的總和，誤差超過 ±5%，船公司直接不讓裝船，這點一定要記死。

還有出口報關資料，報關單、發票、箱單、合同，需要商檢的還要商檢單，按 HS 編碼準備好申報要素，截關前交給報關行就行。

訂艙全流程：從申請到裝船，一步都別錯！

資料備齊了，就按步驟走流程，跟著來就不會亂：

第一步，準備資料 + 選對合作伙伴。先把上面說的資料整理好，然后選貨代或船公司 —— 整柜可以直接找馬士基、MSC 這些船公司，或者一級貨代；拼箱建議選有穩定資源、目的港網絡全的貨代，靠譜最重要。詢價的時候別只問海運費，要讓對方報全包價（含附加費、本地費），還有船期、截關截單截港時間，都問清楚。

第二步，提交申請 + 拿訂艙確認。把訂艙委托書發給選定的貨代或船公司，他們會審核艙位、貨物是否合規、航線匹配度。審核過了，會給你訂艙確認書（S/O），上面有船名航次、提單號，還有關鍵的截單、截關、截港時間，整柜會告訴你提柜地點、EIR 號和還柜地點，拼箱會給入倉號、地址和入倉截止時間。記住，這三個截止時間的順序是截單 > 截關 > 截港，必須按順序完成，錯過一個就可能被甩柜或改船。

第三步，裝貨 / 入倉：整柜和拼箱差別挺大！整柜是貨代憑 S/O 申請提柜單（EIR），拖車行去碼頭提空柜，拉到你的工廠或倉庫裝貨、貼封條，然后在截港前把重柜還回指定碼頭，拿到還柜回執，裝柜后 24 小時內提交 VGM。拼箱就簡單點，按貨代要求，在入倉截止時間前，把貨送到指定的拼箱倉庫，帶上入倉號和貨物信息，倉庫收貨運后會稱重、量方、貼標，然后和其他去同一目的港的貨拼成長柜。

第四步，補料 + 報關。截單前提交提單補料，截關前讓報關行向海關申報，海關審核沒問題就放行，要是需要查驗，配合提供補充資料就行。整柜可以單柜報關，也能多柜合并報；拼箱一般是貨代統一整柜報關，分票出報關單。

第五步，裝船 + 拿提單。海關放行后，碼頭會把重柜吊到指定船上，裝船后船公司會出具正式提單（正本或電放），貨代把提單復印件或電放號發給你。最后按約定結算所有費用，結清后貨代才會釋放提單，正本會寄給你，電放的話就給電放號和保函。

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