寄國際快遞最讓人頭大的就是資料準備了 —— 少帶一份可能直接扣貨，商業(yè)發(fā)票填得籠統(tǒng)點就可能延誤清關，到底哪些資料是必帶的？不同貨物有沒有額外要求？發(fā)票填寫到底有啥門道？接下來，深圳英誠物流將為您詳細解答，希望對您有所幫助。

一、寄件資料按場景分，這樣整理不遺漏

1. 基礎必備資料：所有包裹都得帶

不管是個人寄禮品還是企業(yè)發(fā)樣品，這幾樣資料缺一不可：

• 運單 / 面單：核心憑證！得用英文或目的地官方語言填，收寄件人姓名、地址（精確到門牌號）、電話、郵編都不能錯，電子打印的比手寫靠譜，不容易識別錯誤。

• 發(fā)票：個人少量自用填 “形式發(fā)票”，企業(yè)貿易件必須要 “商業(yè)發(fā)票”，都得寫清品名、數量、單價、總價、幣種和原產國，一般準備一式三份，至少一份隨貨走。

• 身份證明：個人帶身份證或護照復印件，企業(yè)要營業(yè)執(zhí)照復印件；有些國家還得要收件人稅號，比如巴西的 CPF/CNPJ、歐盟的 VAT 號，提前問清楚準沒錯。

• 裝箱單：補充貨物明細用的，標注毛重、凈重、包裝方式和件數，企業(yè)批量寄件建議必帶，信息得和發(fā)票保持一致。

2. 商業(yè)貿易件附加資料：企業(yè)批量寄件看這里

如果是企業(yè)批量發(fā)貨、跨境電商訂單，光有基礎資料不夠：

• 核心補充：合同、原產地證（想享受優(yōu)惠關稅就得帶）；涉及出口退稅的，還得準備報關單、核銷單。

• 特殊貨物：高價值或品牌貨，必須帶品牌授權書，不然容易被認定侵權扣貨；要是貨物需要許可，比如某些工業(yè)品，得提前辦出口許可證、商檢證明。

3. 特殊物品專項資料：敏感貨別瞎寄，資料備齊才放行

像帶電、食品、化妝品這些 “特殊款”，得額外準備專項資料：

• 帶電物品：手機、充電寶這類，必須附 UN38.3 認證，證明鋰電池安全；電子產品可能還需要 CE、FCC 認證。

• 敏感品（食品 / 藥品 / 化妝品）：得帶成分表、衛(wèi)生檢疫證書，化學品要 MSDS（化學品安全說明書）；處方藥更嚴，還得要醫(yī)生處方和進口許可。

• 品牌 / 高價值品：品牌貨要授權書，高價值物品建議帶購買憑證（訂單截圖、官網價格鏈接），萬一海關核價有依據。

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二、商業(yè)發(fā)票合規(guī)填寫：這 4 點做好，清關不費勁

1. 基礎信息：身份和標識要清晰

發(fā)票上得明確標注 “COMMERCIAL INVOICE” 字樣，有公司抬頭的寫上更正規(guī)；寄件人和收件人的完整信息（姓名 / 公司名、詳細地址、電話 / 郵箱）不能少，企業(yè)收件要注明稅號（比如歐盟 VAT 號、美國 TIN 號）。另外，發(fā)票日期、發(fā)票編號、貿易術語（像 EXW、FOB 這些），還有運費、保險費誰來付，都得寫清楚，要和合同、運單信息對得上。

2. 貨物明細：別籠統(tǒng)，精準才不惹麻煩

說白了，就是要讓海關一眼看明白你寄的是啥：

• 品名：別寫 “衣服”“樣品”“雜貨”，得具體到可歸類，比如 “100% 純棉男士 M 碼藍色短袖 T 恤”“ABS 塑料材質兒童玩具車”。

• 補充信息：材質、用途要寫清，個人自用標 “For Personal Use Only”，貿易件標 “For Commercial Purpose”；HS 編碼（6-10 位）寫上，能減少海關歸類爭議。

• 數量和重量：數量要帶單位（比如 “5 件”“3 臺”），重量分毛重和凈重，單位統(tǒng)一用 kg，必須和實際貨物、裝箱單完全匹配。

• 申報價值：按實際采購價或市場價填，注明幣種（比如 USD、EUR），別低報瞞稅也別高報多繳稅，和運單、清關文件保持一致就行。

3. 合規(guī)聲明與格式：細節(jié)別忽略

• 要注明貨物原產國，想享受優(yōu)惠關稅可以加原產地證明聲明；

• 加一句合規(guī)聲明，比如 “此發(fā)票內容真實有效，承擔相關法律責任”，寄件人簽名或蓋章；

• 語言優(yōu)先用英文，日韓這些國家可以雙語對照，字跡要清晰，別手寫得潦草，不然海關認不出就麻煩了；

• 份數建議一式三份，一份隨貨、一份留底、一份用于清關，有些地方可能要四份，提前問快遞公司。

4. 常見錯誤：這些坑可別踩

• 別用 “禮物”“雜貨” 這種模糊品名；

• 別隨意低報或高報價值，容易被判定申報不實；

• 收寄件人信息、貨物品名、申報價值，要和運單、裝箱單完全一致，不然可能扣貨、罰款甚至延誤。

三、實用小建議：個人和企業(yè)這樣寄更省心

1. 個人寄件

少量自用物品用形式發(fā)票就行，申報價值控制在目的地免稅額度內（比如歐盟≤22 歐元、美國≤800 美元），附上身份證復印件，能降低被稅和清關風險，不用瞎折騰。

2. 企業(yè)寄件

批量貿易件一定要備齊商業(yè)發(fā)票、裝箱單、合同等全套文件，HS 編碼和申報價值要規(guī)范，最好對接貨代或報關行幫忙把控合規(guī)，選 DDP 這類包稅渠道，能簡化不少流程。

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